Datenschutz in der Wohnungswirtschaft – Keine Prüfung ohne Beanstandung

Datenschutz in der Wohnungswirtschaft – Keine Prüfung ohne Beanstandung

Die Landesbeauftragte für Datenschutz NRW hat Immobilienmaklerinnen und -makler sowie Wohnungsverwaltungsgesellschaften in NRW überprüft. Anlass war eine Zunahme von Beschwerden der Bürgerinnen und Bürger. Keine Prüfung blieb ohne Beanstandung.

Gerade aus Ballungsgebieten erreichen die Landesbeauftrage zunehmend Beschwerden über umfangreiche, oft sensible Datenerhebungen. Viele Mietinteressentinnen und -interessenten werden genötigt, umfassende Auskunft über sich zu erteilen. Die Auskünfte werden aufgrund der knappen Wohnraumsituation oft erteilt, da bei einer Verweigerung nicht selten anderweitig vermietet wird. Grund genug die Wohnungswirtschaft genauer ins Blickfeld zu nehmen.

Ziel der gemeinsam mit dem LDA Bayern durchgeführten Prüfung war es, die Wohnungswirtschaft für den Datenschutz zu sensibilisieren. Einbezogen wurden Immobilienmaklerinnen und -makler sowie Wohnungsverwaltungsgesellschaften aus allen Regionen. Zudem wurden kleine, mittelständische und größere Unternehmen erfasst.

Bei allen der über 40 geprüften Unternehmen in NRW bestand Anlass zu Beanstandungen. In 30 Prozent der Fälle gab es sogar auffällig viele. Fast alle der geprüften Unternehmen haben ihre Prozesse zwischenzeitlich datenschutzgerechter gestaltet. Einige Unternehmen hat die Landesbeauftragte dabei umfangreich beraten.

Schwerpunkt der Prüfung: Formulare zur Mieterselbstauskunft

Schwerpunkt der Prüfung war der Inhalt der Mieterselbstauskunftsformulare. Berücksichtigt wurden auch Aspekte der Datensicherheit bei der Nutzung von Online-Kontaktformularen und elektronischer Kommunikation sowie die Anfertigung von Personalausweiskopien. Zudem wurden Löschroutinen und -konzepte in Bezug auf gespeicherte personenbezogene Daten geprüft.

Grundsätzlich gilt: Ein Fragebogen ist erst dann auszufüllen, wenn nach erfolgter Besichtigung ernsthaftes Interesse an dem Objekt besteht. Aber auch dann dürfen nicht jegliche Art von Daten erhoben werden. Häufig beanstandet wurden insbesondere folgende Fragen:

– Kontaktdaten aus vorangegangenen Mietverhältnissen

Diese Frage ist unzulässig. Sie ist zum einen für den Abschluss eines Mietvertrages nicht erforderlich und widerspricht zum anderen dem Grundsatz der Direkterhebung.

– Bonitätsauskünfte

Die undifferenzierte Forderung nach Vorlage einer „Schufa-Auskunft“ oder „Schufa-Selbstauskunft“ ist unzulässig. Diese Auskünfte enthalten deutlich mehr Datenkategorien als spezielle (häufig kostenpflichtige) zur Weiterleitung an Dritte geeignete Produkte und führen somit zu einer über das erforderliche Maß hinausgehenden Erhebung von Daten. Erst wenn der Abschluss des Mietvertrags unmittelbar bevorsteht, dürfen Bonitätsauskünfte bei Auskunfteien erfragt oder die Vorlage einer Bonitätsauskunft durch die potentielle Mietpartei verlangt werden.

– Angaben zum Familienstand

Wird lediglich die Mieterin oder der Mieter Vertragspartei, sind Angaben zum Familienstand für die Entscheidung über den Abschluss eines Mietvertrages nicht erforderlich und daher im Ergebnis unzulässig. Nahe Familienangehörige wie Ehegatten, Lebenspartner und Kinder dürfen nämlich auch ohne Erlaubnis in der Wohnung wohnen. Deshalb sind auch die Fragen zu Geburtstag sowie Verwandtschaftsverhältnis der zum Haushalt gehörenden Kinder und sonstigen Angehörigen nicht erforderlich und im Ergebnis unzulässig. Die Frage nach den Namen sowie dem Alter der einziehenden Personen ist dagegen zulässig.

– Fragen zum Beruf

Nach dem Beruf und der Arbeitsstätte darf zur Beurteilung der Bonität gefragt werden. Die Dauer einer Beschäftigung bietet jedoch in einer mobilen Gesellschaft keine Gewissheit für die Beständigkeit einer Beschäftigung. Diese Frage ist daher nicht geeignet, das Sicherungsbedürfnis einer Vermieterin oder eines Vermieters zu erfüllen und ist damit unzulässig.

– Personalausweiskopie

Kopien des Personalausweises sind bei Vermietungen in der Regel unzulässig. Gestattet ist allerdings, die Angaben zur Identität durch Vorlage des Personalausweises zu prüfen und das Ergebnis schriftlich festzuhalten. Notiert werden dürfen die zur Personenidentifikation notwendige Daten: Name und Vorname, Geburtsdatum und Anschrift. Eine weitergehende Notiz, zum Beispiel zur Seriennummer des Personalausweises, darf nicht erfolgen.

– Nutzung von Online-Kontaktformularen

Soweit es sich bei den Online-Formularen um ein allgemeines Kontaktformular handelt, ist eine Antwort per E-Mail ausreichend. Die zusätzliche Angabe von Telefonnummer und/oder Anschrift als Pflichtfeldangabe ist damit nicht erforderlich und daher nicht gestattet.

– Lösch- und Sperrkonzepte

Einige der geprüften Unternehmen konnten zudem kein Konzept für die Löschung bzw. Sperrung nicht mehr erforderlicher personenbezogener Daten vorweisen. Daten von unberücksichtigt gebliebenen Bewerberinnen und Bewerbern wurden teilweise über 10 Jahre gespeichert.

Helga Block, Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen:

„Die Prüfung hat gezeigt, dass in NRW weiterhin Handlungsbedarf in diesem Wirtschaftsbereich besteht. Mieterinnen und Mieter gerade in Ballungsgebieten fühlen sich aufgrund der angespannten Wohnraumsituation genötigt, Informationen preiszugeben, die teilweise weit über das erforderliche Maß hinausgehen. Die auf diesem Gebiet tätigen Unternehmen werden wir daher besonders im Blick behalten.“

Die Orientierungshilfe „Einholung von Selbstauskünften bei Mietinteressenten“ ist abrufbar unter

https://www.ldi.nrw.de/mainmenu_Datenschutz/submenu_Datenschutzrecht/Inhalt/Wirtschaft/Inhalt/Orientierungshilfe_zur__Einholung_von_Selbstausk__nften_bei_Mietinteressenten_/OrientierungshilfeSelbstausk__nfteMieter.pdf

Dort ist auch das Musterformular „Selbstauskunft zur Vorlage bei der Vermieterin oder dem Vermieter“ abrufbar

https://www.ldi.nrw.de/mainmenu_Datenschutz/submenu_Datenschutzrecht/Inhalt/Wirtschaft/Inhalt/Orientierungshilfe_zur__Einholung_von_Selbstausk__nften_bei_Mietinteressenten_/Mieterselbstauskunft.pdf

Die Presseerklärung ist hier im pdf-Format abrufbar.

https://www.ldi.nrw.de/mainmenu_Service/submenu_Pressemitteilungsarchiv/Inhalt/PM_Datenschutz/Inhalt/2017/Datenschutz-in-der-Wohnungswirtschaft-_-Keine-Pruefung-ohne-Beanstandung/Pruefung-Datenschutz-Wohnungswirtschaft.pdf

Die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit ist Projektpartnerin des „Virtuellen Datenschutzbüros“ www.datenschutz.de. Dort können Sie sich über presse-list-suscribe@datenschutz.de in den Deutschen Datenschutz-Presseverteiler einschreiben.