Geschäftsordnung

Geschäftsordnung des virtuellen Datenschutzbüros

1 Ziele

1.1 Grundsätzliche Ziele

Grundsätzliches Ziel des virtuellen Datenschutzbüros ist es, die Förderung und Re-Etablierung des Datenschutzes durch Nutzung der aktuellen technischen Möglichkeiten zu bewirken. Dazu soll insbesondere

  • den Nutzerinnen und Nutzern des Internet ein zentraler Zugang für alle Informationen zu Datenschutzfragen zur Verfügung gestellt werden,
  • die Öffentlichkeitsarbeit in Sachen Datenschutz verbessert werden,
  • die Zusammenarbeit der beteiligten Stellen verbessert werden,
  • die Leistungsfähigkeit der beteiligten Stellen durch verbesserte Arbeitsteilung erhöht werden,
  • externer Sachverstand verstärkt eingebunden werden,
  • die Bereitstellung transparenter Arbeitsergebnisse als Diskussionsgrundlage gesichert werden,
  • die Durchführung gemeinschaftlicher Projekte erleichtert werden.

1.2 Module, um diese Ziele zu erreichen

1.2.1 Wissensdatenbank

Das bei den Projektpartnern vorhandene Datenschutzwissen soll strukturiert in einer Wissensdatenbank abgelegt und bereit gehalten werden. Dies dient primär der Arbeit in den Datenschutzdienststellen. Teile der Datenbank können auch weiteren Nutzerkreisen zur Verfügung gestellt werden. Hierüber entscheidet der geschäftsführende Projektpartner.

1.2.2 Foren für die Projektpartner

Dieses Modul dient der internen, nicht-öffentlichen Kommunikation der Projektpartner untereinander.

1.2.3 Datenschutz-Internet-Portal

Dieses Modul bezeichnet das öffentliche Angebot des virtuellen Datenschutzbüros im WWW als zentrale Informations- und Anlaufstelle im Internet, soweit es um Datenschutzfragen geht. Es soll das bei den Projektpartnern vorhandene Wissen für unterschiedliche Kreise von Informationssuchenden und nach unterschiedlichen Merkmalen verfügbar machen. Dabei soll auf die aufzubauende Wissensdatenbank zugegriffen werden.

1.2.4 Datenschutz-Bürgerbüro

Das Bürgerbüro richtet sich an die Bürgerinnen und Bürger als Klientel der Projektpartner. Es soll bei Individualanfragen den Weg zu den gesuchten Informationen aufzeigen und den Petenten helfen, die Anfragen gleich an die zuständigen Stellen zu adressieren.

1.2.5 Foren mit Datenschutzexperten

Das Expertenforum soll dazu dienen, externen Sachverstand in das Projekt einfließen zu lassen. Neben der Beteiligung an Diskussionsforen können Externe Beiträge für das Datenschutz-Internet-Portal liefern, die nach Sichtung durch einen Moderator aus dem Kreis der Projektpartner in das Angebot des virtuellen Datenschutzbüros übernommen werden können.

2 Beteiligte

Das virtuelle Datenschutzbüro wird von den Projektpartnern getragen. Die finanzielle Förderung durch Projektförderer ist möglich.

2.1

Projektpartner können nur die institutionalisierten Datenschutzinstanzen sein. In Deutschland sind dies vor allem die Landesbeauftragen und der Bundesbeauftragte für den Datenschutz sowie die Aufsichtsbehörden für den nicht-öffentlichen Bereich; in anderen Staaten die entsprechenden Organisationseinheiten auf nationaler oder regionaler Ebene. Eine Liste der derzeitigen Projektpartner findet sich auf der Homepage des virtuellen Datenschutzbüros unter der Rubrik „Projektpartner“.

2.1.1

Begehrt eine Organisationseinheit die Aufnahme als Projektpartner, so äußert sie dies gegenüber dem geschäftsführenden Projektpartner. Dieser prüft zunächst, ob die Organisationseinheit den in Nr. 2.1 benannten formalen Anforderungen genügt. Ist dies der Fall, informiert der geschäftsführende Projektpartner die anderen Projektpartner von dem Aufnahmewunsch und formuliert eine Empfehlung. Die Aufnahme kommt zustande, wenn sich nicht eine Mehrheit von ¾ der Projektpartner innerhalb von zwei Wochen dagegen ausspricht. Kommt der geschäftsführende Projektpartner zu der Auffassung, dass die formalen Anforderungen nicht erfüllt sind, teilt er dies den anderen Projektpartnern mit. Erklärt mindestens die Hälfte der Projektpartner, dass nach ihrer Ansicht die formalen Kriterien erfüllt sind, gelten diese als erfüllt. In diesem Fall wird im Anschluss das Verfahren nach Satz 2 und 3 durchgeführt. Anderenfalls wird die Aufnahme aus formalen Gründen abgelehnt.

2.1.2 Ausscheiden von Projektpartnern

Eine Mitarbeit der Projektpartner des virtuellen Datenschutzbüros wird beendet durch Kündigung oder durch Ausschluss. Die Kündigung kann zu jedem Quartalsende mit einer Frist von 4 Wochen erklärt werden. Der Ausschluss erfolgt, falls ein Projektpartner nachweisbar in der Öffentlichkeit ein Verhalten an den Tag gelegt hat, das mit den Zielen und Grundsätzen des virtuellen Datenschutzbüros nicht zu vereinbaren ist. Der Ausschluss erfolgt auch, wenn eine wesentliche Veränderung der Aufgaben oder Struktur des jeweiligen Projektpartners dazu führt, dass er die Ziele des virtuellen Datenschutzbüros nicht mehr verfolgen kann oder dass die formalen Aufnahmekriterien nach Nr. 2.1 nicht mehr vorliegen. Über den Ausschluss entscheiden die Projektpartner mit einer Mehrheit von ¾ ihrer Stimmen.

2.1.3 Aufgaben der Projektpartner

2.1.3.1 Inhaltliche Beiträge

Die Projektpartner stellen die Inhalte für das Virtuelle Datenschutzbüro zur Verfügung. Alle von ihnen gelieferten Beiträge werden ohne inhaltliche Kontrolle, Bewertung, Kommentierung oder Änderung eingestellt. Dies gilt auch, falls widersprüchliche Aussagen enthalten sind. Lediglich die Änderung der Metadaten nach 4.3 Satz 5 und 6 ist zulässig. Jeder Projektpartner trägt die alleinige Verantwortung für die Gesetzeskonformität der von ihm gelieferten Beiträge. Der jeweilige geschäftsführende Projektpartner tritt als Anbieter im Sinne von § 6 Teledienstegesetz (TDG) bzw. § 6 Mediendienste-Staatsvertrag (MDStV) bzw. den einschlägigen nationalen Rechtsvorschriften auf.

2.1.3.2 Finanzielle Beiträge

Nach dem Auslaufen der Förderung zum Ende 2002 wird das Virtuelle Datenschutzbüro durch finanzielle Beiträge der Projektpartner getragen. Das Unabhängige Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein (ULD) übernimmt weiterhin die Bereitstellung und den Betrieb der zentralen technischen Komponenten (vor allem Web- und E-Mail-Server). Zu den weiteren Betriebskosten leisten die Projektpartner im Rahmen ihrer Möglichkeiten finanzielle Beiträge. Der geschäftsführende Projektpartner gleicht eine eventuell entstehende Unterdeckung im Rahmen seiner finanziellen Möglichkeiten aus, wenn sichergestellt ist, dass mindestens 50% der Mittel für die weiteren Betriebskosten durch die übrigen Projektpartner aufgebracht werden. Der geschäftsführende Projektpartner übernimmt den Einzug der Beiträge und legt einmal jährlich Rechenschaft ab.

Weitere Betriebskosten sind die durch Personaleinsatz, Miete der Standleitung und Ersatzbeschaffungsbedarf entstehenden Kosten. Hinsichtlich des Personaleinsatzes wird dabei der Umfang des Jahres 2003 nicht überschritten (eine halbe BAT2a-Standardstelle und Entgelte für freie Mitarbeiter etwa in der Höhe, wie sie 2003 gezahlt wurden). Mit der Mehrheit der bei einer Zusammenkunft der Projektpartner anwesenden Partner kann eine Überschreitung oder die Anerkennung sonstiger Kosten als weitere Betriebskosten für das laufende oder das nächste Geschäftsjahr beschlossen werden, wenn bei dieser Zusammenkunft wenigstens die Hälfte der Projektpartner vertreten ist.

2.2 [Gestrichen]

2.3

Projektförderer sind alle natürlichen Personen und Vereinigungen des Privatrechts, die das virtuelle Datenschutzbüro wirtschaftlich unterstützen, ohne dafür eine unmittelbare Gegenleistung zu bekommen.

2.3.1

Die Annahme eines Projektförderers kann abgelehnt werden, wenn die Gefahr besteht, dass die Unabhängigkeit von Projektpartnern beeinträchtigt wird oder dass eine Beeinflussung durch den Förderer nicht auszuschließen ist. Die Ablehnung wird mit einer Begründung versehen. Die Entscheidung trifft der geschäftsführende Projektpartner. In Zweifelsfällen oder wenn die abgelehnte Stelle die Entscheidung nicht akzeptiert, legt der geschäftsführende Projektpartner die Frage den anderen Projektpartnern vor.

2.3.2

Ein Mitspracherecht eines Projektförderers bei der Verwendung der Sachmittel besteht nur hinsichtlich des geförderten Moduls, nicht hinsichtlich des konkreten Verwendungszwecks. Die Förderung bestimmter Elemente durch bestimmte Förderer kann auf deren Wunsch nach außen transparent gemacht werden.

3 Verfahrensfragen

3.1 Plenum des virtuellen Datenschutzbüros

Entscheidungen von größerer Tragweite für Organisation und Betrieb des virtuellen Datenschutzbüros werden von den Projektpartnern getroffen. Soweit in der Geschäftsordnung nichts anderes bestimmt ist, entscheiden die Projektpartner mit einfacher Mehrheit. Die Auflösung des virtuellen Datenschutzbüros bedarf der einstimmigen Entscheidung. Die Änderung der Geschäftsordnung bedarf einer Mehrheit von zwei Dritteln der Projektpartner.

3.2 Geschäftsführung

3.2.1

Die im laufenden Geschäftsbetrieb erforderlichen Entscheidungen trifft der geschäftsführende Projektpartner.

3.2.2

Dem geschäftsführenden Projektpartner obliegt die Durchführung von Beschlussfassungen des Plenums, die im Umlaufverfahren unter Nutzung elektronischer Kommunikationswege realisiert werden. Der geschäftsführende Projektpartner setzt im Einzelfall eine angemessene Frist für die Reaktion der anderen Projektpartner.

3.2.3 Geschäftsführender Projektpartner

Die Geschäftsführung wird weiterhin bis zum Ablauf des Jahres 2018 durch das Unabhängige Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein wahrgenommen.

4 Redaktion/Moderation

4.1

Die im virtuellen Datenschutzbüro zur Verfügung gestellten datenschutzrechtlichen Themenkomplexe werden jeweils von Moderatoren betreut. Moderatoren können ein oder mehrere Projektpartner oder die dort Beschäftigten sein. Moderator für ein Themengebiet wird, wer erklärt, die Aufgabe zu übernehmen. Erklären mehr als zwei Projektpartner ihr Interesse für dasselbe Gebiet, erörtert der geschäftsführende Projektpartner die Zweckmäßigkeit mit den Beteiligten und unterbreitet einen geeigneten Vorschlag. Ist mehr als ein Moderator für ein Themengebiet zuständig, so ist die Zusammenarbeit zu regeln.

4.2

Aufgabe des Moderators ist es, das in dem jeweiligen Themenbereich zur Verfügung stehende Wissen zu strukturieren.

4.3

Der Moderator kann die von den Projektpartnern bei der Lieferung ihrer Beiträge in das Meldesystem eingegebenen Metadaten in redaktioneller Hinsicht ändern. Er hat den jeweiligen Projektpartner umgehend von den Änderungen zu unterrichten.

4.4

Der geschäftsführende Projektpartner koordiniert die Arbeit der Moderatoren.